İclaslar həqiqətən lazım olduğu anlarda məqsəd funksiyası üzərində mütləq təsir yaradır. İclası mənalı, faydalı edən və ya etməyən iclası keçirən şəxslərdən asılıdır. Günümüzdə kollektiv şəkildə qərar qəbul etmə üzrə iş yerlərindəki əlaqələrin önəmli bir qismi iclaslarda baş verir. İclaslar çox zaman rəhbərlərin təsirsizlik səbəbindən vaxt itkisi və məhsuldarlığın aşağı enməsi fəaliyyəti olaraq bilinir. İclarlar haqqında eşitdiyim mənfi fikirləri qısa olaraq belə qeyd edirəm:
1. İclaslar çox vaxt gərəksizdir.
2. İclaslar gərgin iş prosesinindən zaman alan, digər işlərin gecikməsinə səbəb olandır.
3. İclaslar işdən çox insanların bəhs etdiyi və yarışdığı "öküz güləşi arenaları"dır. (Peter Drucker)
4. İclaslarda aidiyyatsız mövzularla üzrə danışıqlar həddən artıq vaxt alar və lazımı qərar üçün heç bir iş görülməz.
Bildiyiniz kimi, faydalı istifadə edilməyən vasitələrdə uğurlu nəticə əldə etmək mümkün deyil. Hər hansı bir idarəetmə vasitəsinin düzgün istifadə edilməyində isə funksionallığı və təsir edəcək gücünü bilmək önəmlidir. Hər hansı bir keçirilən iclasın 3 əsas funksiyası ola bilər:
1. İclas iştirakçılarını (əməkdaşları) düzgün məlumatlandırmaq və hədəfə çatmaq üçün sürətləndirmək
2. İclas iştirakçılarının tövhələrini almaq
3. Kollektiv qərar qəbul etmək və alınmış qərar üçün təsdiq tələb etmək
Bir iclasın lazımlı olub-olmaması müəyyən etmək üçün yuxarıda qeyd etdiyim 3 əsas funksiyadan bir və ya bir neçəsinin olmadığı halda müəyyən olunmalıdır. Faydalı olacaq iclasların baş tutması üçün iclasa yetərli olacaq resursların olması, iclasda iştirak edəcək əməkdaşların və zaman etibarilə düzgün vaxtda təyin olmasını nəzərə almalısınız. Resurslar dedikdə, iclas hər hansı bir layihə üzrə olacaqsa, o layihəyə əsasən iş prosesində olan resurslar – planlar, icra olunmuş və gələcək üçün nəzərdə tutulmuş to-do listlərin olması vacibdir. Bəzi iclaslar isə zehni yorğunluq gətirməyən formatlarda keçirilir:
1. Geniş və ya matrix struktura malik şirkətlərdə əməkdaşlar şöbələr arası gördüyü işləri, təqdimatları, yenilikləri və əldə olunmuş nəticələri şirkət daxilində məlumatlandırmaq məqsədi ilə edir.
2. Çox insanlar yalnız işləməkdən həzz almaz. Digər iş yoldaşları bir araya gəlmək, gündəmdə olan aidiyyatılı və ya aidiyyatsız mövzularda danışmaqdır. Buna həftə sonu futbol oyunundan tutmuş, hava proqnozu, siyasət, hər hansı bir konsertə qədər olan mövzularda kommunikasiya qurmaq və şirkətin bir parçası kimi özünü hiss etməyə nail olmaqdır.
3. Geniş struktura malik olan şirkət və ya müəssisələrdə isə iclasların təşkilatı, keçirilməsi və iclara qatılmaq bir status görüntüsüdür.
İclas həqiqətən gərəkli olduğu anlarda hədəf funskiyası mütləq şəkildə özünü əks etdirir. Əsasda layihələrdə koordinasiya və idarəetmə üçün çox vacib bir vasitədir. İclas iştirakçıları olacaq şəxslərə görə uyğun bir zamanın seçilməsi və öncədən hər biri ilə razılaşdırılması çox vacib amildir. Mənim çalışdığım şirkətdə və tərəfdaş olduğumuz şirkətlər İT sahənin adamları olduğu üçün biz mail üzərindən “meeting request” funksiyasından istifadə edirik. Amma bu məqalədə qeyd etdiyim heç bir düşüncə çalışdığım şirkətlə bağlılığı yoxdur. Bizdə iclaslar daha smart keçirilir.
İclasların 3 funksiyasından əlavə düzgün iştirakçıların seçimi də çox önəmlidir. Bildiyiniz kimi bəzən iclas üçün önəmli olan ancaq qərarların verilməsində zaman alan, mövzudan yayınan şəxslər də çox olur. Bəzi iclaslarda isə maddiyyatla bağlı qərar vermək zamanı isə özünü ağıllı hesab edən, şirkət və ya müəssisənin "qayğısına" qalanlar da olur. Bu anda dostum Anar Bayramovun "Şirkətin qeyrətini çəkənlər" adlı yazısı yadıma düşdü. Həqiqətən belə insanlar çoxdur və ümumilikdə, çox lazım olduqları halda belə bu cür adamların yalnız düşüncələri bizi doğru hədəflərdən yayındıra bilər.
Məsləhətlərim:
1. İclaslarınızın daha faydalı olmağını istəyirsinizsə, iclasa status məsələsi kimi deyil hədəfə tez çatmaq üçün lazımı addım kimi baxın.
2. İclas iştirakçılarını iclasda iştiraka məcbur etməyin. Yəni qeyri-düzgün seçilmiş vaxt, eqoist olaraq yalnız özünüzə uyğunlaşdırma etməyin.
3. İclasda təqdimatlardan və müasir resurslardan istifadə edin.
4. Qərar qəbulunda kollektivin fikirlərini öyrənin.
5. İclasları yalnız rəhbər olaraq Siz danışmayın.
6. Meeting request önəmlidir. Daha müasir alətlərdən istifadə edin. Müxtəlif mobil proqramlar var. Axı biz artıq 21-ci əsrdə yaşayırıq.
7. Bəzən iclasları ürəksıxıcı toplantı otaqlarından kənar bir yerdə edin. Fərqlilik etmək vacibdir.
8. İclasların gedişatı və verilən tapşırıqları protokollaşdırın. Verilmiş hər bir tapşırıq öz vaxtında icra edilmədiyi halda Sizin keçirmiş olduğunuz iclasın bir faydası olmayacaqdır.
9. Əgər iclasların satış, marketinq və ya ümumilikdə biznesin inkişafı məqsədi ilə qurulubsa və bu iclaslar sizdə tez-tez keçirilsə, hər dəfə bir əməkdaşa iclasdan kənar bir mövzuda çıxış üçün vaxt ayırın. Biz bu metodu şirkətimizdə 1 ildən çoxdur ki, edirik və maraqlı alındığını bilirəm.
10. Hər bir iclasın məqsədi hər hansı bir nailiyyətin əldə olunmasıdır. Nailiyyətlər üçün motivasiya lazımdır.
Biznes iclaslardan gülməli video çarx:
